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Informativa in materia di protezione dei dati personali

La ringraziamo per la Sua visita sul nostro sito web. È nostra premura garantire la protezione dei Suoi dati personali in conformità alla normativa in materia, ovverosia il Regolamento UE 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (infra: “Regolamento” o “RGPD”) e ai sensi del D.lgs. 196/2003 e successive modifiche.
La presente informativa è volta a indicarLe quali informazioni (ivi compresi dati personali) sono trattate in occasione della Sua visita e utilizzo del sito web www.codhexsystems.com (nel seguito “sito web”).

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• Chi è responsabile per il trattamento dei Suoi dati personali?

Il Titolare del trattamento è la Società Codhex Systems S.r.l. con sede in Via Dorsale, 23/A – 54100 Massa (MS) Italy; P.IVA: 01454870450.
I “noi” contenuti all’interno della presente informativa, si riferiscono alla persona giuridica di cui sopra.

• Quali princìpi osserviamo?

Con l’obbiettivo di garantire il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, trattiamo i Suoi dati personali solo in presenza di apposita autorizzazione statutaria o qualora Lei abbia prestato il Suo consenso.
Su questo sito web potremmo raccogliere informazioni che non ci consentono di trarre conclusioni dirette sulla Sua persona. In alcuni casi, specialmente se combinate con altri dati, queste informazioni possono comunque essere considerate come “dati personali” ai sensi della normativa applicabile in materia.
Su questo sito web, potremmo inoltre raccogliere informazioni che non ci consentono di identificarla, direttamente o indirettamente; questo è il caso, ad esempio, di informazioni aggregate riguardanti tutti gli utenti del sito web.

• Quali dati trattiamo?

Lei può accedere al nostro sito web senza inserire dati personali (quali il Suo nome, cognome, indirizzo postale o indirizzo e-mail). Malgrado ciò, potrebbe comunque essere necessario elaborare alcune informazioni che la riguardano, così da consentirle l’accesso al sito web.
Sul sito web, inoltre, ci avvaliamo di software di analisi e abbiamo integrato funzionalità di terze parti (“plug-in social”).

1. Dati forniti dall’utente: quando Lei accede al form di contatto, disponibile sul sito, Le viene richiesto l’inserimento dei seguenti dati per poter elaborare la Sua richiesta: Nome, Cognome, E-mail, CAP, Città, Telefono, Professione, Azienda.
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   Per nostro conto, Google utilizzerà le informazioni raccolte per valutare l’utilizzo del sito web, compilare report sull’attività del sito web e fornirci altri servizi relativi all’utilizzo dello stesso. L’indirizzo IP trasmesso dal Suo browser nel contesto di Google Analytics non è combinato con altri dati di Google. Lei può rifiutare l’uso dei cookie selezionando le impostazioni appropriate sul Suo browser. Tuttavia, vorremmo sottolineare che in questo caso Lei potrebbe non essere in grado di utilizzare a pieno tutte le funzioni di questo sito web. Lei può inoltre impedire a Google di raccogliere ed elaborare i dati generati dai cookie e relativi all’utilizzo del sito web (incluso il Suo indirizzo IP), scaricando e installando il plug-in del browser disponibile al seguente link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=it .
5. In alternativa può utilizzare il seguente link per impedire che i Suoi dati vengano inviati ed elaborati da Google: Clicca qui.Così facendo, viene impostato un cookie di esclusione che impedisce la futura raccolta dei Suoi dati durante le visite ai nostri siti. Ulteriori informazioni sulla protezione dei dati fornita da Google Analytics sono disponibili qui https://www.google.com/analytics/terms/it.html e qui http://www.google.com/intl/it/analytics/privacyoverview.html.
6. Informazioni e consigli: Forniamo una varietà di informazioni e servizi di consulenza tramite le opzioni di contatto presenti nel nostro sito web. A seconda dell’opzione scelta, trattiamo diversi dati personali:
   • Contatto diretto: se ci contatta direttamente attraverso uno dei canali indicati all’interno del nostro sito, tratteremo ogni dato personale contenuto all’interno del suo messaggio e fornito da lei al fine di elaborare e rispondere alla sua richiesta.
   • Informazioni via posta/e-mail: se ha richiesto l’invio di materiale informativo, tratteremo i dati forniti nel modulo di contatto, che includono il Suo nome e cognome e i dettagli del canale di contatto che ha scelto (posta e/o e-mail) per il invio una tantum del materiale richiesto.
   • Assistenza telefonica: Se ha richiesto consulenza via telefono, tratteremo i dati forniti nel modulo di contatto, che includono il Suo nome e cognome e il Suo numero di telefono.
   • Consulenza frontale: Se ha richiesto una consulenza frontale, tratteremo i dati forniti nel modulo di contatto, che includono il Suo nome e cognome così come il Suo numero di telefono e/o indirizzo e-mail, al fine di contattarla per organizzare un appuntamento.

• Per quali finalità e con quale base giuridica trattiamo i suoi dati personali?

1. Trattiamo i dati personali eventualmente contenuti nei file di log per consentire all’utente di utilizzare il nostro sito web; questo trattamento trova il suo fondamento all’Articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del RGPD, con riferimento al nostro legittimo interesse alla gestione del sito web.
2. Il trattamento dei dati personali per la gestione di una sua richiesta attraverso uno dei canali indicati all’interno del nostro sito è effettuato in ogni caso ai fini del nostro legittimo interesse nel creare e mantenere contatti commerciali sulla base dell’Articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del RGPD. Se la sua richiesta comprende la conclusione di un contratto o di misure precontrattuali, il Suo dato personale sarà trattato sulla base dell’Articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del RGPD.
3. Trattiamo i dati forniti in occasione della richiesta di consulenza per fornirle le informazioni richieste; se ha scelto di registrarsi alla nostra newsletter, trattiamo i Suoi dati per provvedere alla Sua registrazione e inviarle la newsletter. Trattiamo questi dati personali sulla base del consenso dell’utente ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del RGPD. Le ricordiamo che è possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, senza fornire ragioni valide, semplicemente contattandoci all’indirizzo indicato al termine della presente informativa. Le sarà inoltre indicato in ogni e-mail un link per annullare l’iscrizione.
4. Trattiamo i dati raccolti in connessione alla navigazione dell’utente sul nostro sito web anche ai fini degli obblighi legali a cui siamo soggetti; questo trattamento trova il suo fondamento all’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del RGPD.
5. Per quanto necessario, elaboriamo i dati personali ai fini del soddisfacimento del legittimo interesse, nostro o di soggetti terzi, sulla base dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del RGPD. La nozione di legittimo interesse può includere:
   • l’instaurazione o l’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie legali;
   • la prevenzione di reati;
   • la gestione e lo sviluppo delle nostre operazioni commerciali, ivi compresa la gestione dei rischi.

• Lei è obbligato a fornire i Suoi dati?

Le informazioni richieste per l’esercizio del servizio di consulenza, sono contrassegnate come informazioni obbligatorie; pertanto, in loro assenza, non possiamo consentire all’utente di utilizzare le funzionalità ad esse corrispondenti.
In caso di raccolta di dati ulteriori a quelli obbligatori, La informeremo circa il fatto che la raccolta di tali informazioni sia basata su un obbligo legale o contrattuale, o ancora necessaria per l’esecuzione di un contratto. Di norma, indichiamo quali informazioni possono essere fornite volontariamente e non si basano quindi su un obbligo legale o contrattuale, né sono necessarie ai fini dell’esecuzione di un contratto.

• Chi ha accesso ai Suoi dati?

I Suoi dati personali sono generalmente trattati all’interno della nostra azienda. A seconda delle categorie di dati personali, l’accesso agli stessi è consentito solo alle Funzioni/Unità organizzative dedicate. Tali unità includono, in particolare, le Funzioni responsabili delle nostre offerte digitali (ad esempio siti web) e il nostro dipartimento IT. Sulla base di un concetto di ruolo/gestione dei diritti, l’accesso ai dati personali è limitato alle Funzioni e comunque nella sola misura necessaria al perseguimento della finalità.
Nella misura consentita dalla legge, potremmo trasferire i Suoi dati personali a destinatari esterni alla nostra azienda. Tra i destinatari esterni possono annoverarsi:

1. persone autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali che si sono impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
2. Altre società del gruppo, soggetti delegati e/o incaricati dal Titolare di svolgere attività strettamente correlate al perseguimento delle finalità sopra indicate (inclusi interventi di manutenzione tecnica sui sistemi), giustamente nominati responsabili del trattamento;
3. persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza al Titolare, giustamente nominati responsabili del trattamento;
4. soggetti, enti od autorità a cui la comunicazione dei suoi dati personali sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità competenti.

• Usiamo processi decisionali automatizzati?

In relazione al funzionamento del nostro sito web non utilizziamo alcun processo decisionale automatico (inclusa la profilazione) ai sensi dell’Articolo 22 RGPD. Qualora dovessimo avvalerci di tale processo in futuro, La informeremo separatamente tramite apposita informativa, in conformità a quanto disposto dalla normativa vigente.

• I dati sono trasferiti a Paesi al di fuori dell’UE o dello SEE?

I suoi dati non saranno trasferiti né in Stati membri dell’Unione Europea né in Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.

• Per quanto tempo sono conservati i Suoi dati?

Di norma, conserviamo i dati personali fino a quando abbiamo un interesse giustificato alla loro conservazione e contestualmente non prevalga il Suo interesse a che tali dati non siano ulteriormente oggetto di trattamento. Pur in assenza di un interesse giustificato, possiamo continuare a memorizzare dati richiestici per l’adempimento di un obbligo legale (ad esempio per ottemperare agli obblighi di conservazione previsti dalla legge). Cancelliamo i dati personali, anche in assenza di apposita richiesta in tal senso da parte dell’interessato, non appena la conservazione si rivela non più necessaria per il raggiungimento degli scopi per i quali i dati sono stati raccolti, o ancora se l’ulteriore conservazione degli stessi non è consentita dalla legge.

Nell’ambito del trattamento sopra descritto, provvederemo regolarmente a:

1. cancellare i dati di accesso entro sette giorni; se un’ulteriore conservazione degli stessi non risulti necessaria ai fini di legge, quali, ad esempio, l’individuazione di un uso improprio del sito web o il rilevamento e la rettifica di eventuali guasti tecnici;
2. cancellare i dati trattati in occasione di un ordine online dopo la scadenza del periodo di conservazione previsto a norma di legge;

Qualora i dati personali siano archiviati per adempiere ad un obbligo legale, la conservazione durerà sino al termine prescritto a norma di legge.

• Quali sono i Suoi diritti in qualità di interessato?

In qualità di interessato, Lei ha il diritto di:

1. richiedere l’accesso ai Suoi dati personali, Articolo 15 RGPD;
2. richiedere la rettifica dei Suoi dati personali, Articolo 16 RGPD;
3. richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali, Articolo 17 RGPD;
4. richiedere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali, Articolo 18 RGPD;
5. esercitare il diritto alla portabilità dei Suoi dati personali, Articolo 20 RGPD;
6. opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, Articolo 21 RGPD.

I diritti di cui sopra possono essere fatti valere nei nostri confronti inviandoci apposita comunicazione all’indirizzo info@codhexsystems.com.

Da ultimo, Le ricordiamo che Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del RGDP, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

Pontedera, 05/10/2023.